سیستم مالی بازرگانی چیست؟
واحد بازرگانی هر سازمان و هر شرکت به عنوان اولین و مهم ترین واحدی محسوب می شود که به صورت مستقیم با مشتریان و خریداران ارتباط دارد. به همین دلیل هر گونه نقص و کم و کاستی در رفتار و عملکرد این واحد می تواند تاثیر زیادی در کاهش اعتبار کل سازمان داشته باشد. به همین دلیل برای افزایش بهره وری این قسمت از سازمان و بهبود عملکرد هر کدام از واحدهای بازرگانی لازم است که از نرم افزارهای اختصاصی و منحصر به فردی استفاده کنند. استفاده از سیستم مالی بازرگانی به افراد فعال در این زمینه کمک می کند تا به بهترین نحو مدیریت سیستماتیک داشته و عملیات مرتبط با بازرگانی را به بهترین نحو اجرا کنند. یکی از بهترین ویژگی ها و قابلیت نرم افزار مالی بازرگانی این است که قابلیت کنترل و پیشتیبانی عملیات واحد بازرگانی، ثبت کامل اطلاعات، امکان گزارش دهی و گزارش گیری حرفه ای و کامل را به سازمان ها می دهد. چون در سازمان ها و واحدهای بازرگانی و تجاری عملیاتی که انجام می شود، بسیار متنوع و پیچیده است.
به همین دلیل عملا امکان برقراری ارتباط با کلیه واحدهای زیر مجموعه و ارتباط های موجود در این فرایندها به صورت ساده و سنتی وجود ندارد. علاوه بر این، با توجه به این که در شرکت های بازرگانی و سایر شرکت هایی که مجموعه و واحدی مجزا به نام واحد بازرگانی دارند، گردش مالی و گردش حساب زیادی در جریان است. به همین دلیل استفاده و تهیه سیستم مالی بازرگانی به این واحدها کمک می کند که به صورت مستمر و منظم؛ امکان وارد کردن اطلاعات، تفسیر، تجزیه و تحلیل، و تطبیق دادن کلیه تعهدات مرتبط با واحد مالی را در اختیار داشته باشند. در واقع این سیستم به دلیل دید گسترده ای که به سازمان ها می دهد، کمک می کند مدیران مالی بتوانند در مورد پول و مسائل مالی در سازمان تصمیمات هوشمندانه بگیرند. با وجود تعاریف ذکر شده تاکنون اهمیت و مزایای ذکر شده در مورد سیستم مالی بازرگانی به این موارد محدود نمی شود. در ادامه به طور کامل با مزایا و قابلیت های این نرم افزار به طور کامل آشنا خواهید شد.
کاربرد سیستم مالی بازرگانی چیست؟
به طور کلی هر شرکت یا سازمانی که در آن خرید و فروش کالا صورت گیرد، تحت عنوان شرکت بازرگانی شناخته می شود. فعالیت اصلی برخی از شرکت های بازرگانی با خرید مواد اولیه، مواد خام، فراورده ها، کالاهای ساخته شده، و … به صورت عمده و جزئی انجام می شود. از طرفی برخی از این محصولات به صورت عمده و جزئی نیز به فروش می رسد. در واقع می توان گفت دو نوع حساب اصلی حساب خریدار (بدهکار)، حساب فروش (بستانکار) در واحد بازرگانی وجود دارد. به همین دلیل به یک سیستم نرم افزاری مالی بازرگانی برای کنترل، دریافت و پرداخت حساب های مالی، و گردش مالی نیاز است تا فرایندهای مالی این حوزه را بررسی و تحلیل کند. سیستم مالی بازرگانی یکی از مهم ترین نرم افزارهای کاربردی برای چنین سازمان هایی است تا به بهترین نحو بتواند کلیه حساب های گردش مالی، همچنین مالیات قابل پرداخت و پرداخت شده را به صورت دقیق تعیین و محاسبه کند. این نرم افزار به گونه ای طراحی شده که قابلیت تجزیه و تحلیل، تعیین دقیق گردش حساب مالی، نگه داری و ویرایش اطلاعات ارائه شده مالی، را دارد. بنابراین استفاده از این سیستم امکان برنامه ریزی دقیق مالی را برای مدیران پروژه فراهم می کند. علاوه بر این، از جمله مهم ترین کاربردهای سیستم مالی بازرگانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان نظارت و کنترل دقیق روی مدیریت موجودی محصولات
- ارائه آمار دقیق از میزان موجودی محصولات و کالاها
- امکان تهیه گزارش های فصلی، ماهانه و سالانه
- قابلیت بررسی شرایط ارسال و دریافت کالا
مزایای استفاده از سیستم مالی بازرگانی چیست؟
حوزه بازرگانی به طور کلی به دو دسته اصلی بخش تدارکات و بخش سفارش های خارجی تقسیم بندی می شود. فعالیت این دو دسته به گونه ای است که علاوه بر ارتباط مستمر، به یک دیگر وابستگی نیز دارند. به همین دلیل نظارت بر کلیه امور مالی و گردش حساب های زیر مجموعه این دو دسته، اهمیت زیادی دارد. سیستم مالی بازرگانی به صورتی طراحی شده که علاوه بر مدیریت و کنترل فرایند ارتباط مستمر بین این دو مجموعه، مزایای مختلف دیگری برای سازمان ها و شرکت های بازرگانی دارد. از جمله مهم ترین مزایای سیستم مالی بازرگانی می توان موارد زیر را نام برد:
- قابلیت مدیریت متمرکز عملیات پراکنده شعب
- امکان ردیابی کردن آسان کلیه هزینه ها در واحد مالی
- با راه اندازی سیستم نرم افزار بازرگانی نیاز به ثبت اسناد به صورت مجدد و با صرف زمان زیاد نیست.
- قابلیت مدیریت بهتر عملیات کمبود و نگهداشت
- جلوگیری از خسارات ناشی از کمبود کالا و اختلال در فرایند تولید
- قابلیت ثبت proforma و کنترل مراحل به صورت پیشرفته و متناسب با نیازهای سازمان
- قابلیت ردیابی کردن راحت کالاها از طریق وارد کردن و سپس جستجوی شماره سریال آن ها
- افزایش سرعت و دقت بیشتر در فرآیند انتخاب تأمین کنندگان
- طراحی رابط کاربری آسان و ساده
- امکان مشاهده روش نصب و راه اندازی
کاربرد کامپیوتر ارائه دهنده نرم افزارهای مالی حسابداری
اهمیت استفاده از سیستم مالی بازرگانی
علاوه بر مزایای ذکر شده در مورد استفاده و به کارگیری سیستم مالی بازرگانی، استفاده از این نرم افزار برای واحدهای بازرگانی اهمیت زیادی دارد. در واقع استفاده از سیستم باعث فراهم شدن شرایطی می شود تا بتوانید به بهترین نحو فرایندهای انجام شده در شرکت را کنترل و مدیریت کنید. به گونه ای که قابلیت کنترل و بررسی کلیه فرایندها و فعالیت هایی که در واحد بازرگانی رخ می دهد را داشته باشید. در واقع این سیستم به دلیل قابلیت ها و ویژگی های زیر برای واحد بازرگانی ، اهمیت زیادی دارد:
- سرعت بالا در ثبت اطلاعات مالی مربوط به هر واحد
- ارسال فوری کالاهای خریداری شده به مشتریان و ذی نفعان پروژه
- پاسخ دهی سریع زمان استفاده
- قابلیت گزارش گیری کردن در بازه های زمانی مشخص و ارائه آن به مدیران واحدهای دیگر
- امکان محاسبه مالیات در طول سال یا فصل
- قابلیت استفاده و ارتباط همزمان با سایر پلتفرم های مرتبط
نظرات کاربران