در دنیای کسبوکار، گاهی راههای معمول برای بهبود کارایی کافی نیست و تغییرات بنیادین ضروری میشود. مهندسی مجدد فرایند کسبوکار (BPR) رویکردی است که به همین منظور مطرح شد؛ یعنی بازاندیشی ریشهای در نحوه انجام امور. بهقول معروف، مهندسی مجدد یعنی «همه چیز را از نو آغاز کردن»؛ رویکردی که با کنار گذاشتن روشهای سنتی و طراحی روشهای نوین، سازمان را به سطح تازهای از بهرهوری و کیفیت میرساند. شرکتهای زیادی برای اجرای این بازطراحیهای بنیادین، از فناوریهای مدرن پشتیبانی میگیرند. به عنوان مثال، سامانههای مدیریت فرآیند (BPMS) کمک میکنند تا فرایندها پیش از اجرا، بهدقت مدلسازی و آزمایش شوند. یکی از این پلتفرمها، «رایورز BPMS» است که امکاناتی چون طراحی تصویری گردش کار و اتوماسیون مراحل را در اختیار سازمانها میگذارد تا تغییرات اساسی در فرایندها را بهخوبی اجرا کنند.
چرا به مهندسی مجدد نیاز داریم؟
بسیاری از سازمانها با گذشت زمان و افزایش رقابت در بازار، با مشکلاتی مانند کاهش بهرهوری، هزینههای بالا و نارضایتی مشتریان روبهرو میشوند. وقتی شیوههای سنتی و بهبودهای جزئی دیگر پاسخگو نیست، نیاز به یک رویکرد رادیکال احساس میشود. در اوایل دهه ۱۹۹۰، مایکل همر، استاد برجسته MIT، در مقالهای خاطرنشان کرد که بهبود تدریجی و خودکارسازی فرایندها بهتنهایی کافی نیست و سازمانها به تغییرات بنیادین و اساسی نیاز دارند. بر این اساس، مفهومی بهنام مهندسی مجدد شکل گرفت تا با بازنگری کلی در ساختار سازمان، کاستیهای مهم را برطرف کند. در واقع، زمانی که روشهای موجود نتوانند نیازهای سازمان یا مشتریان را برآورده کنند – مثلاً در مواجهه با افت کارایی یا افزایش چشمگیر هزینهها – مهندسی مجدد بهعنوان راهحلی اساسی مطرح میشود. به این ترتیب، مهندسی مجدد فرایندها پاسخی است به نیاز به نوآوری سریع و تطبیق با تغییرات محیطی؛ با هدف دستیابی به بهبودهای چشمگیر در عملکرد و توان رقابتی شرکت.
ویژگی های بارز BPMS رایورز
BPMS رایورز بهعنوان یک راهکار ایرانی و پیشرفته در حوزه مدیریت و بهینهسازی فرایندهای سازمانی، دارای ویژگیهایی متمایز است که آن را نسبت به سایر محصولات داخلی و حتی بسیاری از نمونههای خارجی ممتاز میسازد. در ادامه، مهمترین این ویژگیها را مشاهده میکنید:
- بومیسازیشده بر اساس نیازهای سازمانهای ایرانی
- پشتیبانی کامل از چرخه حیات مدیریت فرایند
- معماری Low Code برای توسعه سریعتر
- امنیت اطلاعات در سطح بالا
- امکان یکپارچهسازی با سایر سامانهها
- پایش لحظهای و داشبوردهای تحلیلی
- نسخهسازی و بازطراحی سریع فرایندها
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
مراحل اصلی اجرای مهندسی مجدد
اجرای موفق BPR نیازمند برنامهریزی دقیق و گامهای مشخص است. بهطور معمول، سازمانها مراحل زیر را دنبال میکنند:
| مرحله | توضیح |
|---|---|
| تشخیص نیاز به تغییر | شناسایی مشکلات اساسی و ناکارآمدیهای فرایندهای کنونی. تعیین چرایی لزوم بازنگری (مثلاً هزینههای بالا یا نارضایتی مشتری). |
| تعریف اهداف و چشمانداز | تعیین اهداف کلیدی پروژه مانند کاهش هزینهها، افزایش سرعت یا بهبود کیفیت خدمات. در این مرحله چشماندازی جسورانه برای آینده فرایندها ترسیم میشود. |
| تحلیل و مدلسازی فرایندهای جاری | مستندسازی دقیق فرایندهای فعلی و ریشهیابی نقاط ضعف و گلوگاهها. این کار با ابزارهای تحلیل و فرایندکاوی انجام میشود تا درک عمیقی از جریان کاری موجود بهدست آید. |
| بازطراحی فرایندها | خلق ساختار فرایندی جدید با تغییرات بنیادین؛ برای مثال بازترتیب بخشهای کاری، حذف مراحل غیرضروری یا انتقال وظایف بین واحدها. در این گام، از راهکارهای نوین و فناوریهای جدید برای طراحی فرایند بهینه استفاده میشود. |
| پیادهسازی تغییرات | اجرای فرایندهای جدید در سازمان، شامل آموزش کارکنان و راهاندازی سیستمهای پشتیبان. در این مرحله فرایندهای بازطراحی شده، بهصورت زنده در محیط کار اجرا میشوند و هماهنگی بین بخشها برقرار میگردد. |
| ارزیابی و بهبود مستمر | اندازهگیری نتایج و ارزیابی عملکرد فرایندهای جدید. با نظارت بر شاخصهای کلیدی (مانند هزینه، زمان و کیفیت)، اصلاحات لازم بهصورت مستمر انجام شده و فرایندها بهینه میشوند. |
این مراحل به سازمان کمک میکند به صورت نظاممند وارد مسیر BPR شود. توجه کنید که شبیهسازی تغییرات (قبل از اجرای واقعی) نیز جزئی از مرحله طراحی به حساب میآید تا ریسک اجرای غافلگیرانه کاهش یابد.
نقش فناوری و سامانههای مدیریت فرآیند (BPMS)
پیشرفت فناوری اطلاعات، اجرای مهندسی مجدد را تسهیل کرده است. این رویکرد ضمن اتکا به نیروی انسانی ماهر، از راهکارهای نرمافزاری برای تحلیل و خودکارسازی فرایندها بهره میبرد. در سالهای اخیر ثابت شده خودکارسازی ساده فرایندهای ناکارآمد، منجر به بهبود قابل توجهی نمیشود؛ اما مهندسی مجدد با دیدی نوآورانه، محیط سازمان را متحول میکند. در واقع، BPR به سازمان اجازه میدهد با استفاده از فناوریهای نوین، فرایندهای پیچیده و ناکارآمد را به گردشهایی سادهتر و پرشتاب تبدیل کند. علاوهبر این، استفاده از نرمافزارهای BPMS (سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار) نقش کلیدی در اجرای تغییرات بنیادین دارد. سیستم مدیریت فرایند کسبوکار (نرمافزار BPMS) ابزاری است که امکان طراحی، اجرا، نظارت و بهینهسازی فرایندها را در یک محیط یکپارچه فراهم میکند. با کمک BPMS، تیمهای کاری میتوانند جریانهای فرایندی جدید را بهصورت مصور بسازند، با سناریوهای مختلف شبیهسازی کنند و سپس آنها را به سرعت به محیط عملیاتی سازمان منتقل نمایند. بهعنوان نمونه، پلتفرم « رایورز BPMS » با ارائه محیط طراحی تصویری فرایند و اتوماسیون وظایف، شرکتها را در اجرای بازطراحیهای اساسی همراهی میکند؛ بهطوری که هم پیچیدگی هماهنگی بین واحدها کمتر میشود و هم خطای انسانی کاهش مییابد.
مهندسی مجدد در مقابل مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM)
ممکن است این پرسش پیش آید که مهندسی مجدد چه تفاوتی با مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) دارد. در واقع، هر دو مفهوم در بهبود فرایندها نقش دارند اما رویکردهای متفاوتی دنبال میکنند. مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) بر بهبود تدریجی و مستمر فرایندهای موجود متمرکز است و با اصلاحهای کوچک، کارایی را ارتقا میدهد. در مقابل، مهندسی مجدد بر تغییرات بنیادین و رادیکال تاکید دارد. به بیان سادهتر، BPR بهدنبال تحولی شگرف است در حالی که BPM بهینهسازی مداوم و مدیریت دقیق جریانهای کاری را هدف قرار میدهد. به این ترتیب، اجرای BPR معمولاً پروژهای بلندمدت و پیچیده با ریسک نسبتاً بالا است (زیرا تغییرات اساسی در ساختار سازمانی ایجاد میکند)، ولی BPM با گامهای کوچک و کنترل شده انجام میشود و ریسک کمتری دارد.
چالشها و موفقیتها
مهندسی مجدد یک تغییر بزرگ است و مانند هر تحول اساسی دیگری هم فرصتها و هم چالشهایی دارد. موفقیت پروژههای BPR به عوامل متعددی بستگی دارد؛ از جمله حمایت قوی مدیریت ارشد و مشارکت صمیمانه کارکنان در فرآیند تغییر. تجربه نشان داده که در غیاب برنامهریزی دقیق یا در مواجهه با مقاومت نیروی انسانی، بسیاری از پروژههای مهندسی مجدد با شکست مواجه میشوند. در مقابل، سازمانهایی که رویکرد BPR را به درستی به کار گرفتهاند، دستاوردهای قابل توجهی همچون کاهش چشمگیر هزینهها، بهبود کیفیت خروجی و افزایش بهرهوری را کسب کردهاند. برای مثال، شرکت فورد در دهه ۱۹۸۰ با بازطراحی کامل فرآیند حسابداری خرید خود، تعداد کارکنان این بخش را به یکچهارم تقلیل داد و هزینهها را شدیداً کاهش داد. همچنین شرکت جنرال الکتریک با مهندسی مجدد فرآیندهای تولید توانست زمان ساخت توربینهای گازی را از ۲۰ ماه به تنها ۶ ماه برساند. در حوزه تجارت الکترونیک، شرکت آمازون با بهبود ریشهای فرایندهای لجستیک و زنجیره تأمین، هزینههای حمل را کاهش داده و زمان تحویل سفارشات را بسیار کوتاه کرده است.. این نمونهها گواه آن است که اجرای موفق مهندسی مجدد میتواند تحول بزرگی در عملکرد سازمان ایجاد کند.
منبع: thedigitalprojectmanager
نظرات کاربران