انتخاب نرم افزار حسابداری خوب و کارآمد یکی از دغدغههای صاحبان کسبوکارها است. در سالهای گذشته امور حسابداری به صورت دستی و سنتی صورت میگرفت که همواره با بروز خطا همراه بود؛ اما امروزه تکنولوژی در تمام ابعاد زندگی بشر (از جمله حسابداری) راه پیدا کرده است و روند رسیدگی به امور مختلف را سهولت بخشیده است. در این راستا نرم افزارهای حسابداری مختلفی وارد بازار شدهاند که ضمن تسریع انجام امور، دقت محاسبات را بالا بردهاند. اما در میان این همه برنامههای حسابداری متعدد، کدام یک کارایی بهتری از خود نشان میدهد؟ معیار انتخاب نرم افزار حسابداری مطلوب برای هر کسبوکار چیست؟ به عنوان مثال برای خرید نرم افزار حسابداری لوازم یدکی خودرو چه مواردی را باید به عنوان ملاک تشخیص بهترین برنامه حسابداری این صنف قرار دهیم؟
با ما همراه باشید تا ضمن پاسخ به سوالات فوق، ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب را یادآور شویم.
ملاکها و معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری خوب چیست؟
برای انتخاب نرم افزار حسابداری راههای متعددی وجود دارد مثلا میتوان با کمی جستجو در اینترنت از ویژگیها و امکانات نرم افزارهای موجود مطلع شد اما هر صنفی بسته به نیازها و الزامات خاص خودش به یک سری از ویژگیهای برنامههای مالی و حسابداری نیازمند است. به طور مثال قابلیت تعریف سطوح دسترسی مختلف برای برنامههای حسابداری شرکتی مثل نرم افزار حسابداری بیمه الزامی است. البته لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی نیز به این ویژگی نیز نیاز دارند.
روی هم رفته موارد زیر بیانگر ملاک های انتخاب نرم افزار حسابداری خوب و کارآمد هستند که هر یک را توضیح میدهیم.
ادغام با سایر برنامهها
از ویژگیهای مهم یک نرم افزار حسابداری قابلیت ادغام با سایر سیستمهای نرم افزاری شرکتها نظیر سیستم حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، پلتفرم فروش، سیستم حملونقل و … است. اگر نرم افزار مورد استفاده قابلیت ادغام با این سیستمها را نداشته باشد، سودآوری چندانی برای کسبوکارتان نخواهد داشت. با این اوصاف پیشنهاد میشود که نرم افزاری را انتخاب نمایید که با برنامههای مهم شرکت سازگاری داشته باشد.
قابلیت پشتیبانی از چند کسب و کار
چنانچه صاحب چندین کسبوکار هستید، بهتر است برنامهای را برگزینید که از چند کسبوکار پشتیبانی کند و نیازی به خرید حساب جدید نداشته باشید. در این صورت میتوانید با خرید یک نسخه از نرم افزار، حسابداری چند کسبوکار را پیش ببرید. مثلا اگر یک شیرینی فروشی و یک خشکبار فروشی دارید، تنها با خرید یک نسخه از نرم افزار حسابداری قنادی و آجیل فروشی چرتکه میتوانید روی امور مالی و حسابداری کسبوکارهایتان نظارت داشته باشید.
تعریف سطوح دسترسی مختلف در نرم افزار حسابداری
یک نرم افزار حسابداری خوب باید به گونهای طراحی شده باشد که قابلیت تعریف سطح دسترسی مختلف برای افراد مختلف را داشته باشد. بدین ترتیب کلیه فعالیتهای کارشناسان، کاربران و مسئولین ذیربط تحت نظر مدیر مجموعه انجام میشود. این امر به منظور نظارت بر کار پرسنل و کارکنان صورت میگیرد.
طراحی مناسب
یک نرم افزار حسابداری خوب و کارآمد دارای طراحی مناسب، بروز و در عین حال پیشرفته است که این امر با تلاش برنامه نویسان و حسابداران محقق میشود. برنامه نویسان با دانش فنی خود تمام موارد الزامی را پیاده سازی میکنند و در این مسیر حضور حسابداران و مدیران به جهت راهنمایی برنامه نویس و ارائه خواستههای خود بسیار حائز اهمیت است.
پشتیبانی خوب
پشتیبانی مناسب و خوب یکی از پارامترهایی است که قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید بدان توجه شود؛ چراکه طی استفاده از نرم افزار امکان بروز ایرادات پیش بینی شده یا غیر منتظره وجود دارد که در چنین شرایطی تیم پشتیبانی شرکت ارائه دهنده میتواند به کمک شما بیاید.
سهولت استفاده
پیشنهاد میشود برای کسبوکار خود نرم افزاری را انتخاب کنید که استفاده از آن ساده باشد و برای کاربران پیچیدگی نداشته باشد. شاید این امر بدیهی به نظر برسد اما توجه داشته باشید که برخی از نرم افزارهای موجود به قدری پیچیده هستند که کاربران برای کار با آن رغبت نشان نمیدهند. از طرفی برخی کسبوکارهای کوچک حسابدار ندارند و صاحب این مشاغل مسئولیت حسابداری را بر عهده دارند که معمولا دانش حسابداری کارشناسان مربوطه را ندارند. با این منوال باید نرم افزار حسابداری منتخب به گونهای باشد که این دسته از افراد هم بتوانند به راحتی با آن کار کنند.
ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب
مهمترین ویژگیهایی که یک نرم افزار حسابداری خوب و کارآمد باید داشته باشد عبارتند از:
محیط کاربری ساده و کاربر پسند و رابط کاربری آسان
آپدیت منظم نرم افزار و رفع ایرادات موجود
متناسب با نیازهای هر کسبوکار
قابلیت توسعه پذیری و گسترش
تضمین کننده امنیت اطلاعات مالی سازمان
ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروش خوب و مناسب
قیمت مناسب
یکپارچگی با سایر سیستمها
پشتیبانی از انواع روشهای پرداخت
سهولت دسترسی حتی با دستگاههای موبایل و تبلت و لپ تاپ
امکانات بهترین نرم افزار حسابداری
بهترین نرم افزارهای حسابداری چه امکاناتی دارند؟
بهترین نرم افزارهای حسابداری به طور کلی باید مجموعهای از ویژگیها و امکانات را در اختیار کاربران قرار دهند تا فرآیندهای مالی کسبوکار را سادهتر، دقیقتر و کارآمدتر کنند. برخی از مهمترین این امکانات عبارتند از:
سرعت بالا و بازدهی مناسب: یک نرم افزار حسابداری خوب سرعت مناسبی دارد تا در ورود اطلاعات و دریافت خروجی کاربر را با مشکل مواجه نکند.
اتصال به سایر نرم افزارها: نرم افزارهای حسابداری شرکتی به انبارداری و سیستم ارتباط با مشتریان (CRM) و برنامههای حسابداری فروشگاهی به سیستمهای فروش مثل دستگاه کارتخوان و بارکدخوان متصل میشوند.
مدیریت فاکتورها و پرداختها: صدور فاکتورهای فروش و مدیریت آنها، پیگیری پرداختها، مدیریت کارتها و حسابها جزء مهمترین و اصلیترین امکانات نرم افزارهای حسابداری خوب هستند.
آنلاین و تحت وب بودن: بهترین نرم افزار حسابداری از تکنولوژی روز دنیا پیروی میکند. تکنولوژی ابری یا رایانش ابری به حوزه حسابداری نیز ورود کرده است که ماحصل آن نرم افزارهای حسابداری ابری است. به موجب این نوع برنامهها امکان دورکاری برای حسابداران بوجود میآید و شما به عنوان مدیر کسبوکار میتوانید در هر زمان و مکانی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید.
سخن پایانی
در این مطلب تلاش کردیم مهمترین معیارهایی که برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری باید در نظر داشته باشید را بیان کنیم. توجه داشته باشید که گران بودن نرم افزار حسابداری لزوما به معنای بهترین بودن نیست. پیشنهاد میشود پیش از خرید امکانات و قابلیتهای مورد نظر را بسنجید تا از کارایی آن نسبت به فعالیت کسبوکار اطمینان حاصل نمایید. همچنین میتوانید سابقه و عملکرد شرکت ارائه دهنده را بررسی کنید و ببینید در مدتی که محصول خود را به بازار عرضه کرده تا چه میزان موفق عمل کرده است.
برای سنجش مواردی که دراین مقاله مطرح کردیم، میتوانید پیش از خرید نسخه دمو نرم افزار را بررسی کنید تا از انتخاب خود اطمینان حاصل نمایید.
نظرات کاربران