اخذ گواهینامه ایزو یکی از مسائل حیاتی برای مدیران و سازمان‌ها به شمار می‌آید. این فرآیند، سوالات بسیاری را در ذهن مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها به وجود می‌آورد. اگر شما نیز به دنبال اخذ گواهینامه ایزو و تحقق معیارهای معتبر این استاندارد هستید، بهتر است مراحل اخذ ایزو و نحوه دریافت گواهینامه ایزو را از منابع معتبر تحت اعتبار IAF مورد بررسی قرار دهید. در این مقاله به این موضوع پرداخته شده است.
واقعیت این است که اخذ ایزو برای مدیران و سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد. از این رو، لازم است که آن‌ها مطالب موجود در مقالات مرتبط با اخذ ایزو را مطالعه کنند تا با شرایط لازم برای دریافت گواهینامه ایزو آشنا شوند و نحوه اخذ این گواهینامه را برای شرکت یا سازمان خود مشخص کنند. به عبارت دیگر، باید مراحل اخذ گواهینامه ایزو و ترتیب و توالی فرایندهای آن به طور کامل و شفاف درک شود.
مهمترین قدم در اخذ ایزو، مطالعه مراحل مختلف مرتبط با این فرآیند است. این مراحل به طور کلی شامل موارد زیر می‌شوند:
1. تدوین سیاست‌ها و هدف‌ها: در این مرحله، سازمان باید سیاست‌ها و هدف‌های خود را تعریف و ارتقاء دهد و از ایجاد اهداف کمک گرفته تا نحوه اندازه‌گیری پیشرفت را مشخص کند.
2. تهیه دستورالعمل‌ها و روش‌ها: برای اخذ ایزو، سازمان باید دستورالعمل‌ها و روش‌های مورد نیاز برای اجرای سیاست‌ها را تهیه و اجرا کند.
3. اجرای دستورالعمل‌ها: سپس باید دستورالعمل‌ها به صورت مستمر اجرا شود و نتایج آن‌ها مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند.
4. بررسی و بهبود مستمر: سازمان باید به طور دوره‌ای نتایج را بررسی و بازنگری کند و هر گونه نقص یا نیاز به بهبود را شناسایی کند.
5. آمادگی برای بازرسی: در این مرحله، سازمان باید برای بازرسی‌های مرتبط با اخذ ایزو آماده شود و تمهیدات لازم را برای این منظور انجام دهد.
راهنمای اخذ گواهینامه ایزو: مراحل اجرای استانداردها
شما می‌خواهید سازمان خود را به یک سطح بالاتر از کیفیت و اعتبار برسانید؟ اخذ گواهینامه ایزو می‌تواند یکی از گام‌های حیاتی برای این هدف باشد. در این مقاله، مراحل اخذ گواهینامه ایزو را به طور مختصر مرور خواهیم کرد.
مرحله اول: پاس کردن الزامات استاندارد ایزو
وقتی تصمیم می‌گیرید گواهینامه ایزو را برای سازمان خود بدست آورید، نخستین گام مهم پاس کردن الزامات استاندارد مرتبط با ایزو است. هر استاندارد ایزو، شامل بندها و الزاماتی است که سازمان باید آن‌ها را برآورده کند. مثلاً استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵، که معروف به استاندارد مدیریت کیفیت است، دارای ۱۰ بند اصلی است و هر بند اصلی شامل چندین زیربند فرعی می‌شود.
در اینجا نکته مهم این است که هر سازمان، مستقل از نوع فعالیتی که انجام می‌دهد، امکان پاس کردن الزامات استاندارد ایزو را دارد. برای مثال، شرکت‌ها و سازمان‌های صنعتی، کشاورزی، خدماتی، معدنی و غیره می‌توانند الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ را برآورده کنند، با این تفاوت که باید بندهایی که برای آن‌ها کاربرد ندارد با نظر مشاوران و کارشناسان متخصص، مستثنی شوند.
همچنین، مهم است به خاطر داشته باشید که اخذ گواهینامه ایزو یک فرآیند پیچیده و زمان‌بر است که نیازمند تلاش و تعهد مداوم شما و تیم سازمانیتان می‌باشد. با پیروی از مراحل مشخص و همکاری با متخصصان، می‌توانید به اهداف کیفیتی خود دست یابید و گواهینامه ایزو را به عنوان علامتی از کیفیت و اعتبار برای سازمان خود بدست آورید.
بدون کاربرد بندها را مستثنی کردید، اما حالا نیاز است بندهای باقی‌مانده را در سازمان اجرایی و پیاده‌سازی کنید. این اجرا بسیار مهم است، زیرا در فرایند ممیزی، ممیز به دنبال شواهدی است که نشانگر پیاده‌سازی بندهای الزامات استاندارد باشد.
برای پیاده‌سازی هر استاندارد، توصیه می‌شود از یک مشاور متخصص در آن زمینه استفاده کنید. این مشاور با شناخت و تجربه کافی، بهترین مشاوره برای پیاده‌سازی الزامات استاندارد ایزو مورد نظر شما را ارائه خواهد داد. اطلاعاتی که از ایشان دریافت می‌کنید، به شما در فرایند اجرای استاندارد کمک می‌کند.
مهمترین نکته این است که انجام پیاده‌سازی الزامات استاندارد ایزو برخی هزینه‌ها را متضمن می‌شود، اما در سیستم ایزو، پیاده‌سازی این الزامات به صورت رایگان انجام می‌شود. این به این معناست که هزینه‌های مرتبط با اجرای استاندارد توسط سازمان ایزو تامین می‌شود.
همچنین، لازم به ذکر است که برخی از گواهینامه‌ها مانند نشان CE، دارای الزاماتی نیستند که همانند استانداردهای ایزو باشند. در این موارد، برای دریافت یک گواهینامه CE، شرکت یا مشاور باید تکنیکال فایل‌های مورد نیاز برای محصول مورد نظر را آماده کند و در برخی موارد، آزمایشات تکمیلی انجام داده و تست ریپورت‌ها را ضمیمه کند.
در نهایت، اخذ گواهینامه‌ها و استانداردها می‌تواند به سازمان شما اعتبار و اعتماد مشتریان را به دست آورد و برای بهبود کیفیت و عملکرد سازمانیتان بسیار مفید واقع شود.
در مرحله اول اخذ گواهینامه ایزو، شما محیط شرکت خود را با الزامات استاندارد ایزو مورد نظر تطبیق دادید و اثبات کردید که سازمان به بندهای الزامات آن استاندارد توجه داشته و موارد قابل شهودی اجرا کرده است.
حالا وارد مرحله دوم می‌شویم:
مرحله دوم: تعیین یک مرجع صدور ایزو (CB) معتبر تحت اعتبار یک مرجع اعتباردهی (AB) معتبر
بعد از اینکه الزامات و روش‌های اجرایی لازم برای بندهای استانداردها ایجاد شده‌اند، شرکت شما آماده ممیزی و بررسی می‌گردد. در این مرحله بسیار مهم است که صدور گواهینامه ایزو از یک مرجع صدور (CB) معتبر صورت پذیرد.
مرجع صدور گواهینامه ایزو باید تحت اعتبار نهادهای بالادستی معتبر نظیر IAF عمل کند. اطمینان حاصل کنید که مرجع صدور معتبری که انتخاب می‌کنید، تاییدیه‌های لازم از نهادهای مرتبط و معتبر را دریافت کرده و دارای استانداردهای مرتبط با عملکرد و اخلاقیات مشخصی است.
توجه داشته باشید که انتخاب مرجع صدور ایزو معتبر و مورد اعتماد، تضمین‌کننده‌ای برای قابلیت اعتبار گواهینامه شما خواهد بود. با همکاری با مرجع صدور معتبر، می‌توانید بهترین نتیجه را از فرایند اخذ گواهینامه ایزو بدست آورید و به عنوان یک سازمان با کیفیت و مطمئن از عملکرد خود شناخته شوید.
مرحله سوم: ممیزی اولیه
در مرحله سوم اخذ گواهینامه ایزو، ممیزی اولیه و ممیزی‌های مراقبتی برای صدور گواهینامه ایزو انجام می‌شود. برای صدور اولیه گواهینامه ایزو، سازمان نیازمند یک برنامه ممیزی می‌باشد. این برنامه ممیزی می‌تواند به صورت حضوری یا به صورت غیرحضوری (پس از همه‌گیری ویروس کرونا) اجرا شود.
گواهینامه‌های ISO که بر اساس الزامات سازمان جهانی استانداردسازی صادر می‌شوند، به مدت سه سال معتبر هستند. اما برای سال‌های دوم و سوم باید شرکت‌ها مجدداً مورد بررسی و ارزیابی قرار بگیرند که به عنوان ممیزی مراقبتی شناخته می‌شود.
این برنامه از این‌رو ترتیب داده شده تا شرکت‌ها با ارزیابی و ممیزی دوره‌ای مورد پایش و بررسی قرار گیرند و مشخص شود که آیا الزامات استاندارد به درستی در شرکت اجرا و پایداری می‌یابد یا خیر.
خدمات هوداک سیستم فرتاک برای ممیزی مراقبتی رایگان ارائه می‌شود و صرفاً هزینه سربه‌سر تمدید آنلاین اخذ گواهینامه محاسبه می‌شود. این مورد نیز یکی از مراحل اخذ ایزو است که پس از دریافت گواهینامه، برای سال‌های بعد از آن رخ می‌دهد.
در این مراحل پیگیری و تمدید، سازمان‌ها از نظر هوداک سیستم فرتاک برای رسیدن به استانداردهای کیفیت برتر و بهره‌وری بالا بهره‌مند می‌شوند. با این راهنما، می‌توانید برای اخذ و حفظ گواهینامه ایزو بهترین روش‌ها را انتخاب کنید و به سطح اعتبار و اعتماد مشتریان خود ارتقاء دهید.
شرایط و مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو
بخش اول: شرایط اخذ گواهینامه ایزو
برای اخذ گواهینامه ایزو، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید به شرایط زیر توجه کنند:
1. حاکمیتی و مجوزها: سازمان در صورت وجود لزوم، برای دریافت جواز یا پروانه‌های حاکمیتی مرتبط با فعالیت خود اقدام کند.
2. حقوقیت و پروانه‌ها: سازمان باید از لحاظ حقوقی وجود خارجی داشته باشد و اگر به صورت صنفی فعالیت می‌کند، باید دارای پروانه‌های مورد نیاز باشد.
3. وضعیت راه‌اندازی: سازمان باید راه‌اندازی شده یا در شرف راه‌اندازی باشد.
4. رفتار بر اساس قوانین: سازمان باید بر اساس قوانین ملی یا حاکمیتی رفتار کند.
5. اجرای الزامات: سازمان باید الزامات هر استاندارد ایزو را مشهود کرده یا با استفاده از مشاور واجد صلاحیت در این زمینه، اقدام به پیاده‌سازی آن‌ها کند.
بخش دوم: مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو
مدارک لازم برای اخذ گواهینامه ایزو به دو بخش فنی و تخصصی و حقوقی و حاکمیتی تقسیم می‌شوند:
1. مدارک فنی و تخصصی: این مدارک شامل مستندات، روش‌های اجرایی، فرم‌ها و دستورالعمل‌های لازم برای هر استاندارد ایزو است. مشاورین ذی‌صلاح برای هر شرکت و سازمان، این مدارک را آماده می‌کنند و صدور گواهینامه ایزو مستلزم وجود و ممیزی این مدارک است.
2. مدارک حقوقی و حاکمیتی: این مدارک وضعیت حقوقی شرکت‌ها را ثابت می‌کند و شامل اسناد ثبتی برای سازمان‌ها و شرکت‌های حقوقی، یا مدارک ثبتی صاحبان علامت‌های تجاری است. اگر سازمان ملزم به اخذ مجوزهای حاکمیتی است، باید مدارک مرتبط را ارائه نماید.
مهم است به یاد داشته باشید که افراد حقیقی که به عنوان واحدهای صنفی فعالیت می‌کنند، می‌توانند با ارائه مجوز و پروانه، از خدمات مشاوره و صدور گواهینامه ایزو بهره‌مند شوند.
با رعایت این شرایط و ارائه مدارک مورد نیاز، شما می‌توانید به راحتی گواهینامه ایزو مورد نظر خود را اخذ کنید و اعتبار و کیفیت سازمان‌تان را ارتقاء دهید.
گرفتن گواهینامه ایزو برای شرکت‌ها و سازمان‌ها
گرفتن گواهینامه ایزو بر اساس استانداردهای مدیریتی، تدوین شده توسط سازمان جهانی استانداردسازی (ISO)، به عنوان یک نشانه از کیفیت و عملکرد برتر، جهانیاً رایج و شناخته شده است. استانداردهای مدیریتی ایزو، متنوع و با محتوای گوناگونی از جمله مدیریت کیفیت (ISO 9001)، مدیریت زیست محیطی (ISO 14001)، مدیریت ایمنی و سلامت (ISO 45001)، مدیریت ایمنی مواد غذایی (ISO 22000)، مدیریت انرژی (ISO 50001)، و بسیاری دیگر استانداردها همچون ISO 10004 و ISO 10002 می‌باشند.
این استانداردها با هدف بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کاهش ریسک‌ها طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند. با گرفتن گواهینامه ایزو، شرکت‌ها و سازمان‌ها نشان می‌دهند که به استانداردهای بین‌المللی مطابقت دارند و از سیستم‌های مدیریتی به‌روز و پویا برخوردارند.
در صورتی که یک شرکت یا سازمان به دنبال بهبود فرآیندها، افزایش رضایت مشتریان و جلب اعتماد از سوی بازار است، گرفتن گواهینامه ایزو امری بسیار مهم و موثر است. این گواهینامه‌ها نه تنها به ارتقاء کیفیت و عملکرد سازمان کمک می‌کنند بلکه می‌توانند به موفقیت در محیط رقابتی راهی مؤثر باشند.
استفاده از استانداردهای مدیریتی ایزو به عنوان یک ابزار کارآمد، شرکت‌ها و سازمان‌ها را در جهت توسعه، بهبود عملکرد و جلب رضایت مشتریان هدایت می‌کند. با ارتقاء سطح کیفیت و عملکرد خدمات و محصولات، گواهینامه ایزو به عنوان نمادی از تعهد به استانداردهای بین‌المللی، سازمان‌ها را از رقبا متمایز می‌کند و به آن‌ها امکان ایجاد مزیت رقابتی می‌دهد.
صدور گواهینامه‌های ایزو اکردیت و نان-اکردیت
صدور گواهینامه ایزو می‌تواند به دو صورت اکردیت و نان-اکردیت انجام شود
صدور اکردیت: در این حالت، گواهینامه‌ها برای استانداردهایی صادر می‌شوند که در اسکپ رسمی مرجع صدور معتبر تأیید شده‌اند و توسط نهاد بالادستی برای صدور گواهی برای این استانداردها تایید شده است. به عبارت دیگر، این گواهینامه‌ها تحت نظر نهادها و ارگان‌های معتبر و مورد تأیید صادر می‌شوند.
صدور نان-اکردیت: این نوع صدور گواهینامه به استانداردهایی اشاره دارد که در اسکپ رسمی مرجع صدور وجود ندارند و مرجع صدور مستقل اقدام به صدور گواهی برای آن‌ها می‌کند. در این حالت، نهادهای صادرکننده گواهینامه (مشاهده لیست)، مستقل از مراجع و نهادهای بالادستی هستند و به‌طور مستقیم و براساس معیارها و الزامات ایزو، گواهینامه‌ها را صادر می‌کنند.
اعتبار گواهینامه‌های اکردیت و نان-اکردیت وابسته به اعتبار مرجع صدور است. در هر دو حالت، چه برای صدور گواهی ایزو اکردیت و چه نان-اکردیت، اعتبار مرجع صدور و تطیبیق با الزامات ایزو ۱۷۰۲۱ تحت ممیزی یک نهاد معتبر بالادستی نظیر زیرمجموعه IAF الزامی است. این اقدامات به منظور افزایش اعتماد به گواهینامه‌ها و تضمین صحت و سنجش استانداردهای مربوطه انجام می‌شود.
با توجه به این تفاوت‌ها و اهمیت اعتبار مرجع صدور، می‌توانید با اطمینان به استفاده از گواهینامه‌های ایزو، به بهبود کیفیت و عملکرد سازمان خود بپردازید و نشان دهید که متعهد به استانداردهای بین‌المللی هستید.
نظرات کاربران