به اعتقاد کارشناسان، برای موفقیت در حوزه های شخصی ، خانوادگی ، شغلی ، اجتماعی و … مهارتهای نرم نقش بسزایی دارند و حتی در مواردی از تخصصهای تحصیلی و شغلی هم موثرتر هستند. مهارتهای ارتباط و مذاکره جز مهارتهای نرم بحساب می آیند و یادگیری آنها اهمیت بسیاری دارد که در این مقاله به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.
یادگیری اصول مذاکره می‌تواند به شما در ارتباطات شخصی و حرفه‌ایتان کمک نماید، با اینکه مهارتهای مذاکره، ارتباط موثر، حل مسائل، و مدیریت تنش‌ها را تقویت می‌کند، اما اثرات آن از جنبه‌های مختلفی قابل مشاهده است. از جمله این اثرات می‌توان به افزایش اعتماد به نفس، بهبود کارایی، و رسیدن به توافقات مشترک اشاره کرد.
از طرفی دانش مذاکره می تواند در موفقیت حرفه‌ای، حل اختلافات، افزایش توانایی‌های ارتباطی، تقویت مهارتهای تصمیم‌گیری، ساختن روابط مثبت، و توسعه قدرت مذاکره کمک کند. با یادگیری مهارتهای مذاکره، افراد قادر خواهند بود تا در مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌های زندگی، بهترین تصمیمات را بگیرند و به رشد و پیشرفت شخصی و حرفه‌ای خود برسند.
اصول و فنون مذاکره (لیست 40تایی)
در مذاکره، آشنایی با اصول مهم اساسی است که می‌تواند به شما کمک کند تا به نحو موثرتری از مذاکره استفاده کنید. در زیر به برخی از اصول مهم مذاکره اشاره می‌کنیم:
1. آمادگی: قبل از شروع به مذاکره، مهم است که به دقت آماده شوید. این شامل تحلیل موضوع، شناخت حقایق، آگاهی از موقعیت خود و موقعیت طرف مقابل و تعیین اهداف مذاکره می‌شود.
2. ایجاد ارتباط: ایجاد ارتباط مثبت با طرف مقابل می‌تواند در مذاکره بسیار موثر باشد. این شامل برقراری ارتباط انسانی، احترام و توجه به نیازها و ترجیحات طرف مقابل است.
3. گوش دادن فعال: گوش دادن فعال به موضوعات و نظرات طرف مقابل مهم است. باید تمرکز داشته باشید و نظرات را با دقت گوش کنید تا بتوانید به نحو موثری واکنش نشان دهید.
4. انعطاف‌پذیری: مهم است که در مذاکرات انعطاف‌پذیری داشته باشید و به تغییرات در جریان مذاکرات پاسخ دهید. این به شما کمک می‌کند تا بهترین راه‌حل‌ها را پیدا کنید.
5. استفاده از اطلاعات: استفاده از اطلاعات موجود و ارائه داده‌های قابل اعتماد در مذاکره، باعث می‌شود شما به عنوان یک مذاکره‌کننده معتبر و قابل اعتماد شناخته شوید.
6. پیدا کردن نقاط اشتراک: تمرکز بر اینکه چگونه می‌توانید به نقاط اشتراک برسید به جای تمرکز بر تفاوت‌ها، می‌تواند به موفقیت در مذاکره کمک کند ، به نوعی که مذاکره یعنی پیدا کردن حداکثر نقاط اشتراک و کم کردن نقاط افتراق است .
7. مهارت در استفاده از زبان بدن: زبان بدن و اصطلاحات غیرکلامی نیز در مذاکرات اهمیت زیادی دارد. باید به دقت به این موارد توجه کنید و زبان بدن خود را متناسب با موضوع مذاکره تنظیم کنید.
8. رعایت حدود منطقی: مهم است که در مذاکرات حدود و مرزهای منطقی را حفظ کنید و از عبارات منفی یا تهدیدآمیز پرهیز کنید.
9. مدیریت زمان: مهم است که زمان مذاکره را به درستی مدیریت کنید و به مدت معقولی به هر موضوع بپردازید. این موضوع به شما کمک می‌کند که مذاکرات را به سمت حل مسائل برسانید.
10. احترام به نقاط قوت طرف مقابل: در مذاکره، به نقاط قوت و نظرات مثبت طرف مقابل احترام بگذارید و این نکته را در نظر داشته باشید که هدف شما از مذاکره ایجاد توافقات مشترک است نه پیروزی بر طرف مقابل.
11. تمرکز بر مسائل، نه افراد: در مذاکره، تمرکز بر مسائل مطرح شده و رسیدن به راه‌حل‌های موثر برای آنها مهم است، نه تمرکز بر افراد و انتقاد از آنها ، چرا که تحت هیچ شرایطی ما نباید مذاکره را شخصی کنیم و ان را با شخصیت خود گره بزنیم .
12. استفاده از روشهای تعاملی: استفاده از روشهای مختلف تعاملی مانند سوالات باز، تأیید و تجسم نقاط مطرح شده، می‌تواند در ارتقای کیفیت مذاکرات کمک کند.
13. پایان دادن به مذاکره در زمان مناسب: مهم است که مذاکره را در زمان مناسب و هنگامی که تصمیماتی اتخاذ شده است، به پایان برسانید. این اصل به حفظ کارآمدی و اعتماد به نفس در مذاکرات کمک می‌کند.
14. امانتداری: امانتداری از صفات بارز یک مذاکره کننده می باشد ، چراکه او در طول ارتباط و مذاکره به خیلی از حرفها ، اطلاعات و مدارک طرف مقابل دست پیدا می کند و می بایست آنها را محترم شمرده و امانتدار خوبی باشد .
15. حفظ حیثیت و حقوق: مهم است که در مذاکره، حیثیت و حقوق خود را حفظ کنید و از قبول شرایطی که ممکن است به ضرر شما باشد، پرهیز کنید.
16. شفافیت: ارائه اطلاعات صادقانه و شفاف در مذاکره، اعتماد را تقویت می‌کند و از ایجاد سوءتفاهمات جلوگیری می‌کند.
17. بررسی تمامی راه حل ها: بررسی موارد مختلف و راه حل های مختلف، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرید و به توافق مطلوبی برسید.
18. توجه به تفاوتهای فرهنگی: در مذاکرات بین فرهنگی، مهم است که به تفاوتهای فرهنگی توجه کنید و سعی کنید مواردی را که باعث جریحه دار شدن احساسات فرهنگی می شود جلوگیری کنید.
19. مدیریت تنش‌ها و اختلافات: مدیریت تنش‌ها و احساسات در طول مذاکره، از اهمیت زیادی برخوردار است. باید سعی کنید تا در مواجهه با اختلافات و تنش‌ها، هوشمندانه رفتار کنید ، بنحوی که این تنش ها موجب به بن بست رسیدن طرفین در مذاکره نشود و بتوان آنها را به درستی مدیریت کرد
20. نظم و انضباط: حفظ نظم و انضباط در طول مذاکره، از اهمیت بسیاری برخوردار است. این اصل به شما کمک می‌کند تا مذاکره را به صورت سازمان‌یافته و موثری اداره کنید و هیچ موضوعی از قلم نیفتد و یا مذاکره مبهم و بی نظم دنبال نشود .
21. استفاده درست از قدرت: آگاهی از قدرتهای خود و طرف مقابل و مدیریت این قدرت‌ها به درستی، می‌تواند به شما کمک کند تا مذاکرات را به نتایج مطلوب برسانید ف چراکه استفاده از قدرتهای خود در مذاکره می تواند برای شما منافع زیادی به همراه داشته باشد . برخی از موارد قدرت در مذاکره می تواند شامل اطلاعات ، تخصص ، تکنولوژی ، منابع مالی ، زمان و … باشد .
22. تمرکز بر روابط آینده : در مذاکرات، باید به ارتقاء روابط آینده با طرف مقابل اهمیت دهید و تمرکز بر روابط پایدار و مثبت بین طرفین داشته باشید ، یک مذاکره کننده حرفه ای همواره در مورد آینده مذاکره می کند نه گذشته ، پس روابط آینده می تواند منافع زیادی را برای وی به همراه داشته باشد .
23. مهارت حل تعارض: در صورت بروز تعارض‌ها، مهارت در حل آنها و به دست آوردن توافقات مشترک بسیار مهم است ، به نوعی مذاکره حل تعارض است ، یعنی پیدا کردن راهی جهت اینکه طرفین به حالت برد – برد برشند و احساس نکنند که در مذاکره مغموم شده اند .
24. کنترل خشم : یک مذاکره کننده امکان دارد در طول مذاکره در مواردی ناراحت و یا خشمگین شود ، اگر روشهای کنترل و مدیریت خشم بلد نباشد ، ممکن است کل فرایند مذاکره را بهم بزند و حتی روابط انسانی با طرف مقابل را خدشه دار کند .
25. قدرت صرفنظر کردن از مذاکره: بهتر است اگر مذاکره نتایج مطلوبی برای فرد نداشته باشد و یا توافقات موجب زحمت و ضرر آن فرد شود به هر شکلی به مذاکره ادامه ندهد و این قدرت و اراده را داشته باشد که از مذاکره خارج شده و توافقات غیر منطقی را نپذیرد .
26. حفظ حریم خصوصی: حفظ حریم شخصی خود و دیگران در مذاکره، از اهمیت زیادی برخوردار است و باید در طول مذاکره تلاش نمایید که بر موضوع اصلی مذاکره تمرکز کنید و نه مسائل حاشیه ای و زندگی خصوصی افراد .
27. تعهد به توافقات: پس از رسیدن به توافقات مذاکره، مهم است که طرفین به تعهدات و توافقات پایبند بوده و راهکاری را جهت الزام عملی طرفین به توافقات را تعریف کنند .
28. همکاری نه پیروزی: برای مذاکره موفق، به جای تمرکز بر پیروزی شخصی، باید به ایجاد همکاری و توافقات مشترک توجه کرد که برای هر دو طرف منافع طولانی مدت را به همراه خواهد داشت
29. منافع نه مواضع: در صورتی که لازم باشد می بایست افراد انعطاف‌پذیری بالایی در تغییر مواضع خود داشته باشند ، چرا که یکی از مصادیق بارز مذاکره بد ، مذاکره توام با موضع گیری هست و افراد باید به منافع فکر کنند تا مواضع .
30. منصف بودن: در مذاکرات، باید به اصول عدالت و منصفانه بودن توافقات توجه داشته باشید و تلاش کنید تا تصمیمات و توافقات منصفانه و برابری را ایجاد کنید ، این موضوع در ساختن روابط آینده بسیار پر اهمیت است.
31. آموزش و یادگیری مداوم: همیشه باید به دنبال بهبود مهارتهای مذاکره خود بوده و نسبت به یادگیری روشهای ارتباط موثر و اقناع گری درمذاکره اقدام کنید ، هر مذاکره خود نیز یک کلاس درس است چه توام با شکست و چه همراه با پیروزی .
32. مدیریت خطرات: در طول مذاکرات، باید به مدیریت خطرات و شناسایی مسائلی که ممکن است به توافقات برسید، توجه داشته باشید و برنامه‌ریزی مناسب برای آنها انجام دهید.
33. تمرکز بر جزئیات مهم: در طول مذاکرات، به جزئیات مهم و اساسی توجه کنید و از پرداختن به موارد فرعی که ارتباط چندانی با مسئله اصلی ندارند، پرهیز کنید.
34. صبوری تا تحقق نتیجه: یک مذاکره کننده در طول مذاکره همواره می بایست صبور باشد و عجله نکند چرا که خیلی اوقات مذاکره به زمان بیشتری برای توافقات طرفین نیاز دارد که مستلزم صبر و حوصله فراوان می باشد .
35. استفاده از منابع و پشتیبانی: در مذاکرات، از منابع و پشتیبانی‌های مختلف مانند داده‌ها، آمارها، و نقدهای سازنده استفاده کنید تا استدلال‌های قوی‌تری داشته باشید.
36. تمرکز بر حل مسائل، نه تمسخر: هنگام مذاکره، به دنبال حل مسائل و پیدا کردن راه‌حل‌های مشترک باشید، به جای تمسخر و برجسته کردن نقاط ضعف طرف مقابل.
37. استفاده از لحن کلام مثبت و محترمانه: در مذاکرات، از زبان مثبت و محترمانه استفاده کنید و از عباراتی که ممکن است طرف مقابل را تحت تاثیر قرار دهد پرهیز کنید.
38. مدیریت انتظارات: انتظارات خود و طرف مقابل را در طول مذاکرات مدیریت کنید و سعی کنید تا انتظارات واقع‌گرایانه و قابل دست‌یابی را برآورده کنید.
39. بررسی و بازخورد: پس از پایان مذاکره، می‌توانید به بررسی عملکرد خود و دیگر طرف‌ها پرداخته و از بازخورد‌ها برای بهبود عملکرد در مذاکرات بعدی استفاده کنید.
40. نهایی کردن توافقات مذاکره: پس از مذاکره، مهم است که با تصمیمات محکم توافقات به دست آمده مذاکره را نهایی نموده و طرفین متعهد بمانند به پایبندی به توافقات و تصمیماتی که در مذاکره اخذ کرده اند .
سخن پایانی
در انتها تاکید می گردد که یادگیری اصول و مهارتهای مذاکره از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و با رعایت این اصول، می‌توان مذاکرات خود را به بهترین نتایج ممکن رسانده و توافقات مثبتی را بدست آورد. از طرفی یادگیری این اصول کمک می کند در مواجهه با چالش‌ها و مسائل، به راه‌حل‌هایی درست و مثبتی دست پیدا کنیم.
این مهارت‌ها می‌توانند در حل اختلافات، بهبود روابط شخصی و شغلی موثر باشند ، چرا که 75% زمان افراد صرف ارتباط و مذاکره با سایرین شده و تخصص در این مهم می تواند نتایج اساسی در همه حوزه ها برای فرد به همراه داشته باشد و به طور موثرتری فرد را در رسیدن به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود یاری کند.
برگرفته از سایت آکادمی بازار
نظرات کاربران